Per facilitare la conoscenza dei contenuti, ARPAT con il contributo della Regione Toscana ha curato l’edizione italiana della Guida al convegno ecologico di UNEP, con l’obiettivo di sostenere l’impegno collettivo per promuovere comportamenti ambientali responsabili e fornire indicazioni utili e operative per organizzare riunioni o convegni ecologici nelle singole situazioni locali.
Molte organizzazioni pubbliche e private progettano ogni anno migliaia di eventi, convegni, seminari che generano impatti ambientali dovuti, in particolare, ai viaggi e all’alloggio dei partecipanti, al riscaldamento o all’aria condizionata della sede, alla documentazione prodotta, alla preparazione e al consumo del cibo. Vengono usate, spesso senza un’attenta valutazione, risorse naturali (energia, acqua), generati rifiuti, inquinate aria e acqua locali, con un contributo non indifferente ai mutamenti climatici. Dai Giochi olimpici all’organizzazione del seminario di livello locale, l’impatto ambientale degli eventi grandi e piccoli è soggetto a un’attenzione crescente. Per minimizzare gli impatti ambientali derivanti dalle emissioni di gas serra, dal consumo di carta e dalla produzione di rifiuti, l’United Nations Enviroment Programme(UNEP, Programma per l’ambiente delle Nazioni Unite) ha prodotto una guida “Green Meeting Guide” in lingua inglese. Per facilitare la conoscenza dei contenuti, ARPAT con il contributo della Regione Toscana ha curato l’edizione italiana della Guida al convegno ecologico di UNEP, con l’obiettivo di sostenere l’impegno collettivo per promuovere comportamenti ambientali responsabili e fornire indicazioni utili e operative per organizzare riunioni o convegni ecologici nelle singole situazioni locali. Nell’ambito del proprio ruolo di promozione della conoscenza, l’Agenzia con questa iniziativa intende contribuire ad indirizzare gli organizzatori verso una concezione dell’evento che minimizza gli impatti ambientali, lasciando così un’eredità positiva nel contesto che lo ospita. Numerosi sono i benefici derivanti dall’organizzazione di convegni ecologici anche in termini di innovazione ambientale e tecnologica, miglioramento delle condizioni di lavoro, ritorno di immagine per il soggetto organizzatore, sensibilizzazione dei partecipanti, degli addetti ai servizi e delle comunità locali. Condividendo standard di qualità e adottando e sviluppando buone pratiche possono migliorare sia comportamenti individuali che prestazioni professionali.
Il successo per un convegno ecologico deriva dalla combinazione ottimale dei seguenti accorgimenti:
1.Il percorso decisionale – Per ottenere i risultati migliori, bisogna assicurarsi che la sostenibilità sia considerata in tutte le decisioni organizzative. lla sede congressuale e gli addetti ai servizi vanno scelti secondo coerenza e/o predisposizione ai criteri ecologici. È essenziale che i dirigenti sostengano i principi dell’eco-compatibilità.
2.La sensibilizzazione – Comunicare le priorità ecologiche ben in anticipo allo staff, agli addetti ai servizi e ai partecipanti li preparerà a comportarsi in modo responsabile. Le persone deve prima capire l’importanza dei principi ecologici in per poi agire in modo coerente.
3.La disponibilità dei prodotti, dei servizi e dei metodi ecologici – La disponibilità delle tecnologie e delle pratiche sostenibili adatte aumenta la possibilità di rendere eco-compatibile il convegno. Contemporaneamente le esigenze dei convegni ecologici contribuiscono ad aumentare la richiesta e a creare un mercato. Una volta a disposizione, questi prodotti e servizi saranno utilizzati anche fuori del contesto dei convegni.
4.La comunicazione – Comunicare tutti gli aspetti ecologici del convegno in modo che tutti i coinvolti, compresi i partecipanti, siano orgogliosi dei risultati ottenuti, ed assicurarsi che l’informazione sia data prima, durante e dopo il meeting, sono elementi fondamentali per assicurare il successo dell’evento, anche nel tempo.
5.La valutazione – Valutare l’impatto ambientale e quantificare i risultati della riunione ne accresce la credibilità e fornisce dei dati per migliorare i convegni futuri. Inoltre fornisce dei casi specifici e delle cifre concrete da utilizzare nelle relazioni pubbliche e nelle comunicazioni. 6.L’approvvigionamento – Come in qualsiasi situazione, le decisioni assunte nel corso di un convegno comportano delle conseguenze ambientali. I responsabili dell’approvvigionamento devono considerare come minimizzare gli impatti ambientali (e massimizzare i benefici sociali) dei prodotti e dei servizi acquistati per il convegno (fra cui il servizio di ristorazione, la carta da stampa, l’energia elettrica fornita alla sede). Rendere eco-compatibile un convegno è un processo continuo. Implica l’integrazione dei principi dello sviluppo sostenibile a tutti i livelli dell’organizzazione e della realizzazione – dalla fase di progettazione fino a ben oltre il termine della riunione. Esso rappresenta anche un processo condiviso di apprendimento. Si possono trarre insegnamenti importanti dal successo dei provvedimenti ecologici adottati, che vanno peraltro continuamente migliorati, resi parte di una strategia ecologica applicata a tutta l’organizzazione.
